COMPTE-RENDU 3ème REUNION ATELIER « TECHNIQUE»

Réunion groupe technique - « troisième »

14/04/2009

Ordre du jour : Site internet

Résumé synthétique de la séance : Les étudiants ont commencé par lister les objectifs du site web et des outils qu’ils souhaitaient :

1. Création d’une section « Etudiants » et espace personnel

2. Création d’une section « Films »

3. Création d’une section « Actualité et programmation »

4. Accès aux outils de gestion des ressources (salle et matériel)

5. Création de comptes emails pour les étudiants

6. Généralisation du Wifi

Ont ensuite été présenté et discutés les points suivants :

7. Planning et budget

8. Gestion éditorial du site web

9. Ressources humaines

10.  Autres idées, le blog de « Stéphanie », etc…

Enfin, un parcours rapide d’autres sites d’écoles d’art a été réalisé dont : Carl Arts, Sam Spiegel, NTFS, ECAL et Beijing film academy

1. Création d’une section « Etudiants » et espace personnel

Il existe actuellement une base accessible listant les anciens étudiants de la FEMIS. Il a été validé qu’il fallait créer des pages présentant les promotions en « activité » (annuaire dynamique) avec une page par étudiant associant des informations ajoutés par l’école et des informations saisies par l’étudiant concerné. Les informations « école » étant notamment :

· Une description de l’étudiant.

· L’ensemble des travaux (films et travaux) auquel il a participé et à quel poste.

· Le visionnage des films dont la consultation a été autorisé

L’étudiant concerné pourra, via des outils simplifiées, ajouter des information textuelles : liens (sites perso, blogs), commentaire, code HTML, etc.…

Enfin chaque étudiant pourra accéder à un espace personnel (par login et mot de passe) présentant un ensemble de fonctionnalités dont :

· La gestion des emails (cf. section concernée)

· Les formulaires de mise à jour de sa page

· Un accès FTP à son espace personnel sur le serveur

· La consultation des outils de gestions de ressources (cf. section concernée)

2. Création d’une section « Films »

La possibilité de consulter les films des étudiants est un objectif majeur, cette problématique est liée aux questions d’archivage, de documentation, et de choix éditorial.

Il faut distinguer la consultation des films en interne (dans les locaux de la FEMIS) et en externe (Internet).

A été validé que la consultation en interne de tous les films (via le site de l’école) est très importante, si des problèmes de bande passante existent cette consultation pourrait se limiter à un ou deux postes dédiés. La consultation prend la forme d’un accès aux films pars des fichiers hautes qualités (encodage proche d’une qualité DVD).

Ont été discuté deux politiques complémentaires quant à la diffusion sur internet des films :

· Une sélection de films choisis par l ‘école comme « vitrine » accessible par une page dédiée

· L’accès potentiel à tous les films. Un film étant visible une fois passées la validation de l’école, celle de l’étudiant concerné et la clarification de ses droits. L’accès est dit « potentiel » car tous les films étant stockées pour leur consultation en interne il s’agit in fine d’afficher ou non le film sur internet. Le film pouvant par ailleurs être une suite d’extraits. La qualité des films est proche des plateformes vidéo existantes.

Concernant la numérisation des films il a été validé qu’il fallait commencer à numériser les films à venir (tous les TFE) et que la numérisation du stock existant se ferait peu à peu. Seront donc stockés deux qualités de fichier selon l’usage intranet ou internet.

La mise à jour du site et des fichiers sont liés à :

· La création d’un poste ou l’attribution d’une mission éditoriale (et archivistique) à un membre du personnel.

· Le type de contrat négocié avec le prestataire. A l’heure actuelle chaque modification ou ajout d’information sur le site est facturé à la FEMIS par un prestataire. Cela entraine une lourdeur et un coût excessif.

· La formation du personnel existant à la nouvelle chaine de production

· L’implication des étudiants en ce qui concerne la numérisation et l’encodage des films (via le dpt montage par exemple) ainsi que la saisie des fiches de description des films.

3. Création d’une section « Actualité et programmation »

A été validé que le site devait proposer des informations sur l’actualité de l’école et une grille de programmation actualisé des événements dont :

· Toutes les projections de films (AFC, voir et revoir, l’ancien le nouveau, les travaux d’étudiants, 1 film sur 306, etc.). Un distinguo pourra être fait entre les séances publiques et celles réservées aux étudiants. Une partie des informations pouvant, dans ce cas, être masquée si l’utilisateur ne s’est pas identifié comme membre de l’école.

· Les rencontres et évènements (cinéaste, philosophe, salon AFC, monteur associées, etc.)

A été annoncé qu’une newsletter serait crée.

A été également discuté la combinaison des actualités de l’école et celles des étudiants (évènements organisés par le comité culturelles, etc.). Il est validé que ces deux types d’informations soient présentés sur le site et qu’elles pourront être contextualisées en utilisant un type d’affichage différent.

A été également validé que le site de l’école devait accueillir des liens vers les blogs des associations étudiantes (BDE, comité culturelle, etc.) où les informations et textes liées à leurs activité seront plus développé.

4. Accès aux outils de gestion des ressources (salle et matériel)

A été validé que le site devait offrir aux étudiants et aux permanents de l’école un accès (internet) aux outils de gestion ressources qui seront prochainement créés. Un formulaire de demande sera également disponible en ligne.

5. Création de comptes emails pour les étudiants

Le personnel permanent dispose actuellement d’une adresse et d’un compte email FEMIS, il a été validé que ces outils devaient être généralisés aux étudiants.

 Deux outils complémentaires ont été abordés :

· La création d’une adresse et d’un compte email durant toute la durée des études (et valide encore 6 mois après la fin des études)

· La création d’une adresse « à vie » permettant aux anciens étudiants de la rediriger ensuite vers leurs boîtes email personnels ou professionnels. Cet outil, simple raccourci, ne pose pas de problème d’espace disque puisque les emails sont redirigés vers les boîtes « réels ». Il a l’avantage de permettre aux étudiants de conserver un lien entre eux et avec les intervenants qu’ils ont rencontrés durant leurs études ainsi que d’utiliser l’identité FEMIS dans leurs activités.

6. Généralisation du Wifi

La généralisation de la couverture Wifi de l’école a été abordée.

A préciser : Les représentants du SI n’étant pas présent lors de la réunion il faudra établir avec eux un échéancier de réalisation.

7. Planning et budget

Un budget de 40 000 euros a été alloué à la création du site web. Ce budget comprend également la création de la base iconographique du site web.

Un premier planning avait déjà été envisagé:

· Appel d’offre début main

· Réalisation à partir de septembre 2009

· Mise en ligne en janvier 2010

N’a pas encore été décidé si l’audit des besoins et le choix du prestataire seront attribués à une entreprise externe ou s’il se faisait en interne.

Se tiendront bientôt des réunions préparatoires et des audits, les étudiants y seront conviés.

8. Gestion éditoriale du site web

A été discuté la gestion éditoriale du site. Quel service et quelles personnes auront l’autorité et la formation adéquate pour mettre à jour le site. Le rôle de webmaster est-il attribué à un membre de la FEMIS ou un prestataire externe ?

Les étudiants rappellent que la lourdeur du système précédent (la mise à jour du site passant par un prestataire externe) devrait être remplacé par la réactivité et la connaissance de l’école qu’apporterait une personne sur place.

9. Ressources humaines

Une discussion a eu lieu concernant le temps que prendront la formation et l’acculturation des permanents aux nouveaux outils du site web ainsi que la difficulté de surcharger les permanents en leur attribuant des nouvelles tâches.

Les étudiants rappellent :

· qu’il s’agit dans un premier de lister les besoins de l’école et de ses étudiants

· que ces nouveaux outils entrent dans le cadre d’une rationalisation du travail (chaine d’archivage, diffusion stockages des informations,…)

· qu’ils s’échelonneront peu à peu (tout ne va pas être prêt en même temps)

· qu’ils doivent inclure des outils collaboratifs permettent l’enrichissement successif des informations (système wiki)

· et qu’ils doivent s’appuyer par une volonté politique forte de la part de la direction en y attribuant les moyens adéquates et en créant si nécessaire un poste d’archiviste.

10.  Autres idées, le blog de « Stéphanie », etc…

Les représentants de l’école proposent qu’en parallèle des blogs étudiants puissent être crées des blogs animés par des membres de personnels concernant leurs domaines d’activité. On peut par exemple imaginer un blog tenu par Stéphanie Plouech (CDI) où seraient commentés les actualités du cinéma et du CDI sur le principe de la newsletter qu’elle anime.

Les étudiants se réjouissent et se joignent à cette proposition. Peuvent être imaginés des blogs technique, critique, etc…

Prochaines réunions :

· Jeudi 23 avril : Premières décisions et échéancier